関係者調整と意思決定の高速化

#コミュニケーション管理 #ステークホルダー管理

「会議は多いのに、何も決まらない」「上長承認待ちで、作業が止まってしまう」そんな悩みは、情報の伝達よりも“意思決定の設計”に原因があります。 DreamOnは、会議・報告・承認の仕組みを整理し、プロジェクトを止めないコミュニケーション体制をつくります。

※関連：品質確保のQA／テストマネジメント ― 品質を早く正しく判断するための体制づくり

1. 情報は届いているのに、意思が届かない

メール・チャット・会議……情報の量は増えても、判断が遅れる。それは「誰が何を決めるか」が曖昧なまま、話が進んでいるからです。 PMIの調査では、プロジェクト失敗の約3分の1が“コミュニケーション不全”に起因すると報告されています¹。

情報を“共有”するだけでなく、“判断の流れ”まで設計する。これが、意思決定を早くする第一歩です。

日本企業では「関係者を集める」ことに重きを置く傾向があります。しかし人数が多いほど、結論が出るまでに時間がかかる。重要なのは、“参加者”ではなく“決定権者と関係者の役割分担”です。

これはPMBOKで言う「ステークホルダーエンゲージメント計画」にあたります²。会議体を最適化することで、会議の数を減らしつつ意思決定の速度を上げられます。

情報→判断→承認→共有の流れを明確化し、RACI（責任分担）を整理する。誰が・いつ・何を決めるかが見えると、判断が早くなる。

① 決定の流れを見える化する
誰がどの段階で何を判断するのかを一覧化します。たとえば、「開発課→営業部→役員承認」のように意思決定経路を明確にしておくことで、ボトルネックが見えます。
② 報告フォーマットを統一する
「経緯→判断→依頼事項」を1ページでまとめる“1枚報告書”を導入。報告の粒度が揃い、判断がしやすくなります。 IPAの調査でも、報告フォーマットの標準化が判断スピードを20〜30%向上させるとされています³。
③ 迅速な合意形成のルールを決める
たとえば「重要度Aの変更はPM承認、B以下は担当リーダー承認」といった判断ルールを定義。これにより、毎回“誰に確認すればよいか”で迷わなくなります。

情報共有が目的化してしまうと、会議が増えても判断は遅くなります。重要なのは、メンバー全員が「決めるために報告する」という意識を持つこと。経営層から現場まで“決定のリズム”を合わせることで、プロジェクト全体が前に進みます。

PMIの国際調査では、意思決定リードタイムを短縮した組織はプロジェクト成功率が約1.6倍高いとされています⁴。スピードは品質と同じくらい、組織の競争力を左右します。

会議は「共有」「決定」「承認」の3種類に整理。目的と主催・頻度を明確にすることで、会議数を減らして意思決定を早くする。

関係者調整は「根回し」ではなく、「見える仕組み」で進める時代です。誰が、どこで、何を決めるのか――それが整理されているだけで、会議時間は短くなり、判断のスピードと精度が格段に上がります。 DreamOnは、こうした“決め方の設計”を通じて、プロジェクトを止めない体制づくりを支援します。

1. Project Management Institute (2021). Pulse of the Profession. ― プロジェクト失敗要因の約30%がコミュニケーション不足によるものと報告。
2. Project Management Institute (2017). PMBOK® Guide – Sixth Edition. ― ステークホルダーエンゲージメント計画およびコミュニケーションマネジメント領域より。
3. IPA（情報処理推進機構）『プロジェクトマネジメント実態調査報告書』（2020年）。 ― 報告書の標準化により意思決定リードタイムが20〜30%短縮した事例を紹介。
4. Project Management Institute (2022). Pulse of the Profession. ― 意思決定リードタイム短縮を実現した組織は成功率が約1.6倍と報告。